SES勤怠の二重入力を減らす手順

まず、二つの提出先が何を求めているか並べる

客先と自社で同じ時刻を入力していても、対象期間、休憩の単位、作業内容、承認手順は異なることがあります。片方の様式をそのまま置き換える前に、必要な項目を一覧にします。

表が収まらない場合は、横にスクロールして確認できます。

この表は運用整理の例であり、kintoruが自動変換する項目一覧ではありません。

最初に記録する場所と、転記するタイミングを決める

1. 日々の開始・終了・休憩を最初に記録する場所を決める。
2. 提出先ごとの差分を、担当者が確認できる形で残す。
3. 転記後に対象期間、日別時間、月合計を照合する。

月末に記憶で埋め直す運用を避けるため、勤務した日の記録をためない手順にします。時間の丸め方が異なる場合は、元の時刻を残し、提出先ごとの加工結果を区別します。

修正時は「直した日」と「反映先」をセットにする

例えば9月15日の終了時刻が18:00から17:30へ変わった場合、元の記録を訂正してから客先・自社の両方を確認します。月合計が一致していても、日付の取り違えは見逃せます。

承認後の修正は、提出先の訂正手順に従います。承認済みファイルを黙って上書きすると、どの版を確認したか追えなくなります。

自動化できる範囲を、実際の出力で確かめる

kintoruでは稼働記録、月報、提出・承認状況をまとめて確認できます。一方、客先固有のExcelへの自動転記や、客先システムとの自動同期を提供するものではありません。

• 必要なExcel・PDFの形式が合うか。
• 客先と自社の両方の提出・確認手順を維持できるか。
• 修正理由と履歴を誰が確認するか。
• 導入後も残る転記作業は何か。